Datenschutzhinweise für das Karriereportal am Max Rubner-Institut (MRI)

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserem Karriereportal und über Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Forschungsinstitut. Bei einer Bewerbung werden besonders schützenswerte Daten verarbeitet, außerdem werden beim Besuch dieser Webseite Daten erhoben und verarbeitet. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden über die Datenschutzanforderungen informieren, zu deren Einhaltung das MRI sich verpflichtet, um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Wir nutzen ein anwenderfreundliches online-Karriereportal eines Dienstleisters, mit dem wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung der Daten abgeschlossen haben. Für Details lesen Sie bitte weiter. Sollten darüber hinaus noch Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten offenbleiben, können Sie sich an unsere behördliche Datenschutzbeauftragte wenden.
 
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist das:
 
Max Rubner-Institut
Bundesforschungsinstitut für Ernährung und Lebensmittel
Haid-und-Neu-Str. 9
76131 Karlsruhe
Telefon: +49 721 6625 0
Fax: +49 721 6625 111
E-Mail: poststelle@mri.bund.de
 
Bei Fragen zum Thema Datenschutz steht Ihnen unsere behördliche Datenschutzbeauftragte zur Verfügung:
 
Max Rubner-Institut
Datenschutzbeauftragte
Haid-und-Neu-Str. 9
76131 Karlsruhe
datenschutz@mri.bund.de

2. Beschreibung des Bewerbungsverfahrens
Auf dem Karriereportal ist ein Dateneingabeformular vorhanden, das für die elektronische Erfassung von personenbezogenen Bewerbungsdaten sowie der Übermittlung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten genutzt werden kann (Onlinebewerbungsverfahren).

Nehmen Sie diese Möglichkeiten des Onlinebewerbungsverfahren wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Es werden ausschließlich nur jene Daten erhoben, die im Zuge Ihrer Bewerbung notwendig sind.
Zu den personenbezogenen Daten zählen:

• Anrede, ggf. Titel, Name, Vorname, Kontaktdaten
• Angaben zu dem gegenwärtigen Beschäftigungsverhältnis, soweit dies mit einer Bundesbehörde mit sogenanntem Überhangpersonal besteht
• Angaben zur Erfüllung der zwingenden und wünschenswerten Anforderungskriterien gemäß Stellenausschreibung

Zusätzlich werden aus der Kategorie besonders schützenswerter Daten folgende Gesundheitsdaten verarbeitet:

• Angaben zum Vorliegen einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO finden nicht statt. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten, gelangen diese direkt über eine verschlüsselte Verbindung auf den Server eines externen Dienstleisters (Provider: Rexx Systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hamburg; Rechenzentrum: noris network AG Thomas-Mann-Str. 16-20 90471 Nürnberg). Alle Daten werden auf Basis des TSL-Verfahrens verschlüsselt. Falls Sie sich nach Ihrer Bewerbung mit den zur Verfügung gestellten Benutzerdaten in Ihrem Bewerberkonto anmelden, wird auch hierfür das TSL 1.2 (und höher) Verschlüsselungsverfahren verwendet.

Ihre Daten werden im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß § 28 DSGVO bei den o.g. Providern gehostet. Die Dienstleister erhalten lediglich Zugang zu solchen persönlichen Informationen, die zur Erfüllung der jeweiligen Tätigkeit erforderlich sind. Es ist diesen Dienstleistern untersagt, Ihre persönlichen Informationen weiterzugeben oder zu anderen Zwecken zu verwenden, insbesondere zu eigenen werblichen Zwecken.
Sowohl das MRI als auch die Provider setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre erhobenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Wenn Sie sich über unser Onlinebewerbungsverfahren bewerben, kommunizieren Sie mit uns elektronisch. Wir werden mit Ihnen im Verlauf des Bewerbungsverfahrens per E-Mail kommunizieren. Sie stimmen zu, E-Mails von uns zu erhalten und Sie stimmen zu, dass alle Benachrichtigungen, Entscheidungen und andere Kommunikation, die wir Ihnen per E-Mail senden, keiner weiteren Schriftform bedürfen, es sei denn zwingend anzuwendende gesetzliche Vorschriften erfordern eine andere Form der Kommunikation.

Mit der Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten ausschließlich für den Bewerbungsprozess erklären Sie sich einverstanden.
 
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung des Stellenbesetzungsverfahrens. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1  Buchstabe b DSGVO, in Bezug auf Beamtinnen und Beamte § 106 Absatz 4 Bundesbeamtengesetz (BBG). Die Datenverarbeitung von Gesundheitsdaten beruht auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung; ggf. mit § 164 SGB IX. 
 
4. Empfänger Ihrer Daten (Bewerbungsdaten)
a) Direktbewerbung (Konkrete Stellenausschreibung)
Wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben, können Ihre Daten nur von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalverwaltung sowie den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der ausschreibenden Fachabteilung, in denen der konkrete Personaleinsatz erfolgen soll, und der behördlichen Interessenvertretungen (nach Bedarf die Gleichstellungsbeauftragte, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen, der Personalrat, die Jugend- und Auszubildendenvertretung) eingesehen werden.
b) Initiativbewerbung
Mit einer Initiativbewerbung stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Suche einer geeigneten Stelle zur Verfügung. Ihre Daten können dann von der Personalverwaltung des MRI sowie von den in den Bewerbungsprozess eingebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Fachabteilungen eingesehen werden, um Ihr Profil für aktuell passende Stellenangebote des MRI zu prüfen. Im Falle eines passenden Angebots erfolgt hierfür die konkrete Weiterleitung Ihrer Bewerberdaten in das Karriereportal durch die Personalverwaltung.
 
Ihre Daten werden nur dann an verbundene Unternehmen und Dienstleistungspartner weitergegeben, sofern diese im Auftrag des MRI tätig sind und sie uns bei der Erbringung ihrer Dienste unterstützen. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch beauftragte Dienstleister erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO.
Soweit externe Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, haben wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch regelmäßige Kontrollen sichergestellt, dass auch diese die geltenden Datenschutzvorschriften einhalten. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um folgende Empfänger:
 
rexx systems GmbH
Süderstrasse 75-79
20097 Hamburg

als Betreiber des vom MRI genutzten Karriereportals sowie an den Betreiber des Rechenzentrums als Unterauftragsnehmer:

noris network AG
Thomas-Mann-Str. 16-20
90471 Nürnberg
 
Eine kommerzielle Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen erfolgt nicht.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht.
 
5. Löschfristen der bewerbungsbezogenen Daten
Die Speicherung erfolgt bis zum Abschluss des konkreten Einstellungsverfahrens, längstens jedoch bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Danach werden die Daten nur noch in anonymisierter Form für statistische Auswertungen gespeichert. Dieser Statistikdatensatz lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu und wird für 24 Monate vorgehalten. Im Falle einer Einstellung werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten in eine Personalakte überführt.
 
6. Bereitstellung des Karriereportals des MRI
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Beim Zugriff auf das Karriereportal bzw. beim Abruf einer dort hinterlegten Datei werden folgende Daten protokolliert:

• Browsertyp/-version
• Verwendetes Betriebssystem
• IP Adresse
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Dies geschieht grundsätzlich nur, sofern dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie deren Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die weitere Erhebung und die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen eines ordnungsgemäßen Stellenbesetzungsverfahrens erfolgt regelmäßig nur nach entsprechender Einwilligung. Diese Einwilligung wird vor dem Absenden Ihrer Bewerbungsdaten von Ihnen abgefragt.
b) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten/Logfiles ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (rexx systems).
c) Zweck der Datenverarbeitung
Die Speicherung in Logfiles stellt ein ordnungsgemäßes Funktionieren des Karriereportals sicher und dient darüber hinaus der Verbesserung und der Sicherheit des Systems.
d) Dauer der Speicherung
Die gespeicherten Daten (siehe Punkt 2) werden gelöscht, sobald diese für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist nach spätestens sechs Wochen der Fall.
 
7. Cookies
Dieses Karriereportal nutzt sogenannte "Cookies", welche dazu dienen, die Internetpräsenz insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computersystem abgelegt werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Wir weisen Sie darauf hin, dass einige dieser Cookies auf Ihr Computersystem überspielt werden, wobei es sich dabei meist um sogenannte "Session-Cookies " handelt. "Session-Cookies" zeichnen sich dadurch aus, dass diese automatisch nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrer Festplatte gelöscht werden. Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Computersystem und ermöglichen es, Ihr Computersystem bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen (sog. dauerhafte Cookies). Beim Aufruf des Karriereportals werden die Nutzer über die Verwendung von Cookies informiert und eine Einwilligung zur Verarbeitung der verwendeten Daten eingeholt. Selbstverständlich können Sie Cookies jederzeit ablehnen, sofern Ihr Browser dies zulässt. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Funktionen dieses Karriereportals möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können, wenn Ihr Browser so eingestellt ist, dass keine Cookies (dieser Webseite) angenommen werden.
Die Nutzung von Cookies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (rexx systems).

Matomo
Auf dem Karriereportal werden unter Einsatz der Webanalysedienst-Software Matomo (www.matomo.org) Daten zu Statistik- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt, hierzu werden Cookies eingesetzt. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten (einschließlich Ihrer anonymisierten IP-Adresse) werden an den Server des Karriereportals übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Webseitenoptimierung dient. Die durch den Cookie erzeugten Informationen im pseudonymen Nutzerprofil werden nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browsersoftware verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Karriereportals voll umfänglich nutzen können.
Nähere Informationen zu den Privatsphäre-Einstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: https://matomo.org/docs/privacy/.
 
8. Benachrichtigungsservice
a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie haben die Möglichkeit, auf unserem Karriereportal unter „Job-Alert“ unseren Benachrichtigungsservice zu abonnieren. Sie werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein neues Stellenangebot erscheint, das auf Ihre Suchvorgaben passt. Bei der Anmeldung zum Benachrichtigungsservice werden die aus der Eingabemaske abgefragten Daten an das MRI übermittelt. Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:

• IP Adresse des Rechners der/des Anmeldenden
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Name der Webseite, auf der Sie unseren Benachrichtigungsservice abonniert haben

Im Rahmen des Anmeldevorgangs wird eine Einwilligung durch ein sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren eingeholt. Sie können den Benachrichtigungsservice jederzeit über den dafür vorgesehenen Link in der jeweiligen E-Mail-Benachrichtung oder durch entsprechende Nachricht an uns abbestellen. Nach erfolgter Abmeldung wird Ihre E-Mailadresse aus dem Verteiler des Benachrichtigungsservices unverzüglich gelöscht. Ihre persönlichen Daten werden nach modernsten technischen Verfahren vor Diebstahl und Missbrauch geschützt. Im Falle der Angabe persönlicher Daten werden diese verschlüsselt übertragen (TLS). Keinesfalls werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben.
 
9. Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Eine ausführliche Beschreibung der Betroffenenrechte finden Sie in der Datenschutzerklärung für das Stellenbesetzungsverfahren sowie im Internet auf der MRI-Seite unter https://www.mri.bund.de/de/datenschutz/
 
Beschwerdemöglichkeit
Sie haben zudem das Recht (nach Art. 77 DSGVO), sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das MRI zu beschweren.
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Tel.: +49 (0)228-997799-0
E-mail: poststelle@bfdi.bund.de
 
Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten besteht nicht. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens am MRI erhoben und gespeichert, wenn Sie sich über das Karriereportal, per Email oder per Post initiativ oder auf konkrete Stellenangebote bewerben. Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist für das Bewerbungs- einschließlich Auswahlverfahren und einer möglichen Einstellung erforderlich. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Da wir im Bewerbungsverfahren jedoch Angaben zu Ihrer Person benötigen, ist die mögliche Folge einer Nichtbereitstellung, dass wir Sie als Bewerberin oder als Bewerber nicht berücksichtigen können.

Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit dem MRI gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen. Derzeitiger Stand ist 01.12.2020.
 
Wir weisen nochmals darauf hin, dass Ihr Löschverlangen, die Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch zur Folge hat, dass Sie in einem Auswahlverfahren nicht mehr berücksichtigt werden können. Bitte nehmen Sie die Betroffenenrechte gegenüber der Personalverwaltung des Max Rubner-Instituts wahr
 
per E-Mail an: karriere@mri.bund.de
 
oder schriftlich an:
Max Rubner-Institut
Zentrale Karrierestelle
Hermann-Weigmann-Str. 1
24103 Kiel