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Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) / Fachangestellte/r bzw. Fachkraft für Büromanagement (w/m/d) im Fachbereich Finanzen

  • Karlsruhe
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publizierung bis: 09.04.2026
  • Kennziffer: 017/2026
Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) / Fachangestellte/r bzw. Fachkraft für Büromanagement (w/m/d) im Fachbereich Finanzen, 1. BildVerwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) / Fachangestellte/r bzw. Fachkraft für Büromanagement (w/m/d) im Fachbereich Finanzen, 2. BildVerwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) / Fachangestellte/r bzw. Fachkraft für Büromanagement (w/m/d) im Fachbereich Finanzen, 3. Bild

Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.

Bewerben Sie sich und werden Sie Teil dieses wissenschaftlichen Netzwerkes! www.mri.bund.de

Ihr Aufgabengebiet

Am Haupstandort Karlsruhe des Max Rubner-Instituts ist im Fachbereich Finanzen der
Verwaltung eine unbefristete Dauerstelle zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben:

Titelverwaltung im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR):

  • Prüfung eingehender Rechnungsunterlagen
  • Erstellung von Kassenanweisungen
  • Prüfung der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln
  • Administrative Bearbeitung von drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben
    verschiedener Mittelgeber unter Beachtung der einschlägigen Förderrichtlinien
  • Überwachung der Mittelflüsse und Erstellung von Zahlungsanforderungen für
    drittmittelfinanzierte Forschungsvorhaben in Abstimmung mit den zuständigen
    Projektleitungen; Erstellung von Jahres- und Endabrechnungen
  • Sonstige, allgemeine Verwaltungsaufgaben im Bereich Finanzmanagement

Ihr Profil

Das bringen Sie mit:
  • abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung
  • sicherer Umgang mit MS-Office Komponenten
  • eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert sind:
  • Kenntnisse im Haushaltsrecht öffentlicher Einrichtungen
  • Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit sowie eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise auszeichnet.

Das bieten wir Ihnen

  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Karlsruhe
  • zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle)
  • ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
  • eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
  • flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland
  • 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
  • dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
  • eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
  • vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • vielseitige Gesundheitsangebote
  • kostenfreie Parkplätze
  • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
  • zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV
  • vergünstigtes Mittagessen in der Kantine
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Sind Sie interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.

Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.

Wir leben ein diverses und weltoffenes Miteinander. Das Max Rubner-Institut verpflichtet sich zur Inklusion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.
Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet.

Ihre Ansprechpersonen sind

bei fachlichen Fragen:
Sabrina Metz-Ites · Telefon: +49 (0) 721 6625 260
Agnes Peterhans · Telefon: +49 (0) 721 6625 213

bei organisatorischen Fragen:
Patricia Schmidt · Telefon: +49 (0) 431 609 2230

Kennziffer 017/2026

Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel