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Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Teilnahmemanagement für die COPLANT Studie (w/m/d)

  • Karlsruhe
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publizierung bis: 23.09.2025
  • Kennziffer: 068/2025
Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Teilnahmemanagement für die COPLANT Studie (w/m/d), 1. BildMitarbeiterin / Mitarbeiter im Teilnahmemanagement für die COPLANT Studie (w/m/d), 2. Bild
Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.

Bewerben Sie sich und werden Sie Teil dieses wissenschaftlichen Netzwerkes! www.mri.bund.de

Ihr Aufgabengebiet

Das Max Rubner-Institut (MRI) ist eines von sieben Studienzentren der multizentrischen COhort on PLANT-based Diets (COPLANT) Study, der bisher größten geplanten Kohortenstudie zu pflanzenbasierter Ernährung im deutschsprachigen Raum. Deutschlandweit sollen ca. 6.000 Frauen und Männer im Alter von 18-69 Jahren in die Studie eingeschlossen werden, davon ca. 800 am Studienzentrum des MRI.

Zur Unterstützung dieses Projekts verstärken Sie künftig das interdisziplinäre Team unseres Studienzentrums aus den Bereichen Ernährungswissenschaft, Epidemiologie, Medizin und Lebensmittelchemie.


Das sind Ihre Aufgaben:
  • Ansprechperson für Studienteilnehmende im Bereich Teilnahmemanagement
  • Informationsvermittlung zu Studieninhalten und -abläufen
  • Koordination und Organisation von Terminen für das Projekt COPLANT sowie für das Teilprojekt kids/family innerhalb der Studie, einschließlich der Durchführung von Telefonscreenings bei Interessenten 
  • Nutzung digitaler Tools und Softwarelösungen zur Unterstützung der Aufgaben
  • Unterstützung des Teams bei Studienvorbereitungen und während der Studientage
  • enge Zusammenarbeit mit dem interdisziplinären Team der COPLANT-Studie
  • Dokumentation studienbezogener Daten in entsprechenden Datenbanken
  • Mitwirkung an Qualitätssicherungsmaßnahmen 

Ihr Profil

Das bringen Sie mit:
  • eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Medizinische Fachangestellte / Medizinischer Fachangestellter, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Erfahrungen im Teilnahmemanagement und/oder der Terminkoordination, idealerweise innerhalb einer Arztpraxis, Klinik oder Studie
  • Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen 
  • Bereitschaft zum Arbeiten in den frühen Abendstunden (ca. 17-20 Uhr) an einzelnen Tagen und nach Absprache
  • eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert sind:
  • Erfahrungen im Umgang mit Softwarelösungen zur Praxisverwaltung und/oder mit Datenbanken zur Studiendokumentation
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise  auszeichnet sowie ein respektvolles und freundliches Miteinander im Team und mit unseren Studienteilnehmenden schätzt.

Das bieten wir Ihnen

  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Karlsruhe
  • zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine bis zum 31.12.2026 befristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle)
  • ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
  • eine Vergütung nach Entgeltgruppe 5 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
  • flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland (max. 60 %)
  • 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
  • dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
  • eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
  • vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • vielseitige Gesundheitsangebote
  • kostenfreie Parkplätze
  • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
  • zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV
  • vergünstigtes Mittagessen in der Kantine
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Sind Sie interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.

Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.

Wir leben ein diverses und weltoffenes Miteinander. Das Max Rubner-Institut verpflichtet sich zur Inklusion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.

Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet.

Ihre Ansprechpersonen sind

bei fachlichen Fragen:
Dr. Antje Damms · Telefon: +49 (0) 721 6625 214
Dr. Judith Lauvai · Telefon: +49 (0) 721 6625 349

bei organisatorischen Fragen:
Claudia Grittner · Telefon: +49 (0) 431 609 2293

Kennziffer 068/2025

Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel